Методика качественной работы
Каждый хочет работать качественно. Каждый-каждый, не спорьте. Кто-то – вполне осознанно. Кто-то – в глубине души. Ну а кто-то – в мечтах или «в следующей жизни» (вы точно не из последних, раз читаете эту статью).Увы, желания не всегда переходят в действия. Порой из-за лени. Но чаще… из-за страха (психологи не дадут соврать). «А вдруг не получится…». «Раньше я так не делал…». «Я недостаточно умный, уверенный в себе, компетентный...». Сами продолжите список?
В общем-то, многих пугает «неизвестность» (в данном случае – синоним «новизны»). А всё почему? Потому что не знаем, с какого боку к делу подступиться. С чего начать и чем закончить. Нет у нас методики и модели для качественного решения вопроса. Вот и пытаемся… соскочить, отмазаться. Убедить себя, что нам такое не нужно (да и не входит это в должностные обязанности). Короче, самоустраниться и не под каким предлогом не переходить в «качественный режим работы».
А ведь можно пойти другим путем. Освоить методику. Сформировать модель. И щелкать задачи как орешки на совершенно ином (КАЧЕСТВЕННОМ) уровне. Волшебство? Что вы, граждане. Голая «наука». Процессный подход. Три простых, но емких шага, которые изменят ваш взгляд на ситуацию. И попутно дисциплинируют ум, рисуя четкий маршрут к желанному (и качественному) результату.
А главное… они не потребуют сверхусилий. И органично впишутся в профессиональную (и даже бытовую) практику. Заинтригованы? Уже готовы приступить? Ну, тогда для начала…
Смоделируйте ситуацию
Представьте, как решаете поставленную задачу. В общих («идиллических») чертах. Если перед вами «нечто небывалое»… вспомните плюс-минус аналогичные поручения (покопайтесь в памяти – они у вас обязательно были). Как вы с ними справились? С чего начинали и чем заканчивали? С какими «источниками» работали? Почему у вас получилось? Какие были сложности и т.д.?Задавайте себе максимум вопросов. И отвечайте честно, без налета эмоций, «хотелок» или сомнений.
А в финале «мысленного эксперимента»… не забудьте визуализировать результат. Постарайтесь в деталях увидеть «плод» своих (будущих) усилий. Например, как держите в руках (разглядываете на мониторе) готовый документ. Или вытираете пот со лба после тяжелого, но успешного разговора с клиентом. Как ставите точку в отчете о внутренней проверке. Или купаетесь в аплодисментах и благодарностях коллег, для которых провели обучение.
Эти простые «ментальные опыты» помогут развеять страхи. Добавят уверенности и прочистят разум. А еще… станут первым шагом на пути (качественного) решения (любой) задачи.
Для ясности… давайте разберем пример. Пусть в нем вы будете инженером, которому поручили разработать должностную инструкцию ответственного за осуществление производственного контроля.
Задание новое и непонятное, хоть раньше вы и делали производственные инструкции для эксплуатации… ну, скажем… котлов.
Но ведь «это совсем другое, вы не понимаете». Где оборудование, а где важный административный пост. Разумеется, вы в «панике». И самое время… да-да, моделировать ситуацию. Обращаться внутрь себя и… спрашивать-спрашивать-спрашивать.
«Я какие-то инструкции делал?» – «Делал!».
«А инструкции для ответственных?» – «Нет…».
«А при чем тут вообще ответственный?» – «Инструкция – это набор действий, обязанностей, задач…».
«Я знаю, чем должен заниматься ответственный за осуществление ПК?» – «Нет».
«А где эту информацию можно найти?» – «Скорее всего, в нормативных актах».
«А есть ли где-то шаблоны таких инструкций?» – «Возможно, в интернете – на форумах или отраслевых сайтах» (заскочите к нам в раздел Образцы документов ).
«А может ли ответственный рассказать мне о своей работе?» – «Да, если хорошо попросить, мы вроде в нормальных отношениях…».
И далее в том же духе. Логика понятна? Отлично. Тогда вперед ко второму шагу…
Составьте «план действий»
Идиллию (самоанализ) замените конкретикой. Обозначьте сроки. Запишите четко, где, что и как искать. В каких объемах. В какой последовательности. С кем общаться. Кому (кроме себя) «выносить мозг».Какой результат должен получиться на выходе. Ну, или держите информацию в голове. Кому как удобней.
Только помните, что здесь всё упирается в ваши умения и навыки. Если вы гуманитарий, то вряд ли начнете выписывать формулы и проводить расчеты. Если инженер – вряд ли отправитесь в «творческий поиск» за толикой вдохновения. Скорее уж построите алгоритм с четким набором конкретных действий (как в инструкции).
Другими словами… «каждый выбирает под себя» (перефразируем известное стихотворение). Главное – быть реалистом. И в действительности (без идиллических раскладов и чужих «хотелок») понимать, что вы знаете и умеете. В интернете как рыба в воде? Отлично. Пойдите этим путем. Зафиксируйте в «Плане», что и где можно раскопать. А потом ищите информацию. Например, шаблоны документов (тех же инструкций, которые мы вспомнили выше). И пилите, пилите, пилите…
Уверенно общаетесь с людьми? Тогда решайте вопрос через беседы с коллегами, партнерами, друзьями. Да, с вовсе незнакомыми людьми, скажем, на форумах. А в «Плане» отметьте, что, где и у кого спросить. Если не будете перекладывать на других свои задачи, вам с удовольствием помогут (ведь у большинства есть «зудящая» потребность делиться опытом).
Допустим, вы инженер («технарь») или эксперт, которого «начальственно попросили» связаться с клиентом. Например, чтобы объяснить принцип работы кислородного газификатора. Или методику проведения ЭПБ мостового крана. «Коммерческие диалоги» – не ваш конек. Да и не хочется ребятам из продаж сделку портить. Поэтому нужно крепко подумать, прежде чем снимать трубку и набирать номер.
Но… вы уже умеете моделировать ситуацию. И в процессе «штурма» в голову должен прийти ключевой вопрос – «кто лучше всех знает этого клиента?». А следом… не менее ключевой ответ – менеджер отдела продаж, который с ним работает.
«Эврика!» – воскликните вы и поймете, что первым пунктом «Плана» станет… беседа с коллегой. Ведь он (если придете с «дружескими намерениями» и честно обрисуете ситуацию), наверняка, расскажет о характере и манерах клиента. Посоветует, что говорить и чего говорить не стоит. И скорее всего, порекомендует написать «скрипт» (второй пункт вашего «Плана»). То есть сценарий разговора. Опорные точки. Тезисы. Ключевые моменты. Это позволит, как минимум, не упустить главное и… не сказать лишнего.
Готовый «скрипт» можно обсудить с тем же коллегой (пункт № 3). Или «обкатать» на посторонних людях, например, собственных друзьях. Ну а дальше… набираемся мужества (пункт № 4) и таки звоним (пункт № 5). Зачем откладывать неизбежное?
Разумеется, ваш «План» может состоять из 10-15-20 позиций. Либо из одной, если это не вредит качественному исполнению. Главное, чтобы он был практичным и реалистичным. Действительно работал и отвечал вашим способностям-умениям-навыкам.
А вообще… чтобы не делать «План» под каждое поручение, у вас наготове должна быть «авторская» модель решения (любой) задачи. В идеале – отработанная до автоматизма. Ваш УНИВЕРСАЛЬНЫЙ «план действий». Поверьте, такой подход избавит от лишних телодвижений. Сэкономит силы и время. Поможет яснее увидеть путь, убрать с него ненужные помехи и препятствия.
Это как с текстами (здесь автор делится собственным опытом). Неважно, что вы пишите – инструкцию, статью или целый роман. В работе с любым материалом можно использовать один и тот же алгоритм. Например, такой:
- найти и собрать в одну кучу (папку, файл) весь доступный материал по теме (нормативные акты, находки из интернета, мнения «очевидцев», ответы госорганов и т.д.);
- перечитать и «обработать» весь массив информации (взять нужное, отбросить лишнее, ужать, перевести на «человеческий язык» и т.д.);
- сформулировать «рабочую» структуру будущего текста (разделы, главы, их последовательность и конфигурация);
- «развернуть» структуру (прописать подзаголовки) и перенести накопленный материал в ту часть текста, где он будет использоваться;
- писать «поглавно» (причем не обязательно с начала, можно и с последней главы… так интересней);
- отредактировать полученный результат (тоже «по главам», чтобы не «бояться» объема).
«Ну, хорошо… ситуацию смоделировали. План готов. Дальше мантры читать будем?».
А дальше, граждане, как и в любой непонятной ситуации…
Начинайте думать
Нет, не о том, как выполнить «План». А как сделать это НАИЛУЧШИМ образом. Без паники и причитаний. Не вынося мозг себе, коллегам и руководству. В оговоренные сроки и с «минимальными потерями». Да, товарищи, об этом стоит поразмыслить.Ведь «План» не всегда гарантирует качественную реализацию. Его нужно прочувствовать, понять. Прокрутить каждый пункт в голове. Убедиться, что вы точно готовы. Если нет, вернуться к началу и еще раз смоделировать ситуацию.
Нередко на этом этапе приходят интересные идеи. «Рабочая модель» меняется до неузнаваемости. Открываются новые методы и способы решения задачи. Вы как бы редактируете сами себя. Даете себе полезные советы. И вполне можете корректировать «План». Переставлять пункты местами. Или, к примеру, объединять их. Ну, скажем, искать в интернете одновременно и нормативные акты, и шаблоны документов (в случае с инструкцией). Поисковая выдача такое позволяет, если сформулировать правильный запрос.
«Разговор с клиентом» тоже оптимизируется. Кто мешает обсудить с коллегой («продажником») сразу и общие моменты, и сценарий диалога. Он в этом профи. Потому беседа не отнимет ни у него, ни у вас много времени.
Поверьте, граждане, нет предела совершенству. Всё зависит от вашей фантазии, умений и навыков. Ну и желания думать, конечно. А не бросаться на амбразуры, дабы как можно быстрее выполнить «План» (в угоду начальству и собственным эмоциям). Спешка – не метод для «качественного режима работы».
«А как же сроки? Кому нужно качество, когда всё дело в скорости?».
Вам, товарищи, прежде всего… ВАМ.
Моделирование, «План», размышления и раздумья займут день. Или час, если не тратить время попусту. А там… соблюдайте сроки в свое удовольствие. Уже в «качественном режиме работы».
Забудьте про «отмазки». Про поводы и причины не делать. Качество от вас… «В ТРЕХ ШАГАХ». Так подарите себе возможность измениться к лучшему.
